Asistente de eventos - Wedding Planner, Organización de Bodas

Descripción de la oferta

4. Funciones y responsabilidades
A. Funciones administrativas y de soporte interno
• Asistir en las actividades de coordinación general de Organízate
Wedding Planner.
• Administrar y organizar información en carpetas virtuales, asegurando
orden y trazabilidad:
o Registro general de eventos.
o Creación y mantenimiento de carpetas de trabajo por pareja.
o Organización de recursos básicos para la planificación de
bodas.
• Administrar la agenda de reuniones:
o Coordinación de agendas múltiples.
o Confirmación de citas.
o Envío de enlaces y recordatorios.
• Preparar información previa a reuniones:
o Identificación de clientes.
o Elaboración de briefs básicos.
o Actualización de material de trabajo.
• Preparar carpetas de reuniones y realizar seguimiento de pendientes
por pareja.
• Apoyar en la comunicación con clientes y proveedores:
o Envío de correos electrónicos.
o Gestión de grupos de WhatsApp.
• Apoyar en la búsqueda y recopilación de información sobre servicios,
cotizaciones, presupuestos y trámites.
• Apoyar en la elaboración de timings, coordinación logística con
proveedores y seguimiento de procesos.
• Apoyar en la elaboración de informes de procesos y liquidaciones
simples.
B. Funciones operativas durante los eventos
Durante la planificación
• Apoyo en la elaboración y control de cronogramas, checklists y
pendientes.
• Seguimiento a coordinaciones con proveedores.
• Apoyo en reuniones presenciales y visitas técnicas.
• Registro y actualización de información del evento.
Durante el evento (día de la boda)
• Supervisión del montaje y desmontaje.
• Coordinación directa con proveedores y equipos de trabajo.
• Control del timing del programa.
• Apoyo directo a los novios, familia y equipo.
• Resolución de imprevistos bajo la supervisión del Wedding Planner
principal.
Post evento
• Apoyo en el cierre del evento.
• Ejecución del checklist final.
• Seguimiento de pendientes operativos.
• Apoyo en la elaboración de reportes básicos del evento.
C. Organización de equipos y recursos
• Apoyar en la organización de equipos de trabajo por evento.
• Preparar herramientas y recursos operativos:
o Maleta de la novia.
o Fichas de trabajo (inventarios, timings, protocolos).
o Guías de trabajo.
o Sistemas de comunicación (radios u otros).
D. Apoyo en comunicaciones y marca (según proyecto)
• Apoyar en la organización de procesos internos por proyecto.
• Apoyar en la propuesta y desarrollo de detalles alineados al branding
de la marca.
• Apoyar en la creación y facilitación de contenido básico para la
promoción de la marca.
E. Apoyo en nuevos proyectos (cuando aplique)
• Apoyo en la coordinación de nuevas propuestas o unidades de negocio.
• Apoyo en la difusión de cursos, talleres o actividades formativas.
• Seguimiento operativo de proyectos vinculados a Wedding Club Perú.

Requerimientos

• Educación mínima: Universitario
• 1 año de experiencia
• Idiomas: Inglés
• Edad: entre 21 y 30 años
• Disponibilidad de viajar: Si

Ayer (actualizada)

Acerca de Organizate

Organizate es una empresa productora y organizadora de eventos sociales y corporativos, con 10 años de trayectoria en el mercado nacional e internacional.