recepcionista asistente administrativo - con experiencia

Descripción de la oferta

El/La Asistente Administrativo será responsable de apoyar en las operaciones administrativas diarias de la organización, asegurando un flujo eficiente de información y actividades. Desempeñará tareas clave como la gestión de agendas, seguimiento de cobros, elaboración de informes y documentos, así como la coordinación con proveedores y clientes.

Funciones Principales:
Gestión de Agenda y Coordinación de Llamadas:

Programar reuniones, llamadas y citas del equipo o directivos.
Confirmar y coordinar citas con clientes y proveedores.
Gestión de Cobros y Facturación:

Emitir facturas y hacer seguimiento de los plazos de pago.
Gestionar recordatorios de cobro a clientes mediante correo o teléfono.
Elaborar reportes de estado de pagos y pendientes en Excel.
Envío de Cotizaciones:

Preparar y enviar cotizaciones a clientes de acuerdo con los requerimientos solicitados.
Hacer seguimiento a las cotizaciones enviadas y mantener un registro actualizado.
Elaboración de Informes y Reportes:

Crear y actualizar hojas de cálculo en Excel para gestionar los cobros y pagos.
Generar reportes financieros o administrativos cuando sea requerido.
Coordinación con Proveedores:

Contactar y coordinar pedidos con proveedores de servicios y productos.
Negociar plazos de entrega y condiciones de pago con proveedores.
Elaboración de Documentos:

Crear y gestionar documentos en PDF como facturas, propuestas y contratos.
Archivar documentos digitales y físicos de manera ordenada y accesible.
Otras Tareas Administrativas:

Manejar el correo electrónico y responder consultas de manera oportuna.
Asistir en la organización de eventos o reuniones corporativas.
Apoyar en el seguimiento de presupuestos o tareas adicionales asignadas por el equipo.
Requisitos:
Formación: Técnico o universitario en Administración, Contabilidad, Secretariado o afines.
Habilidades: Dominio de Excel (nivel intermedio-avanzado), habilidades de comunicación efectiva, organización y gestión del tiempo.
Experiencia: Experiencia previa en áreas administrativas o de atención al cliente.
Herramientas: Conocimiento de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) y manejo de software de facturación.
Competencias:
Proactividad y capacidad para trabajar de forma autónoma.
Atención al detalle y habilidades numéricas.
Buenas relaciones interpersonales y capacidad de negociación.

Requerimientos

• Educación mínima: Técnico
• 1 año de experiencia
• Idiomas: Inglés
• Edad: entre 22 y 30 años
• Conocimientos: Adaptación al cambio

Palabras clave: recepcion, receptionist, recepcionista, ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative

22 de octubre

Acerca de ROZ & IDEAS E.I.R.L.