Secretaria Ejecutiva

Descripción de la oferta

Objetivo del Puesto
Brindar soporte administrativo integral al Director y a la empresa, asegurando orden, precisión documental, cumplimiento de procesos, seguimiento operativo y una ejecución administrativa impecable. El puesto combina gestión administrativa + soporte ejecutivo, priorizando la organización interna, la documentación y la eficiencia operativa del día a día.

FUNCIONES PRINCIPALES
1. Gestión Administrativa y Control Documentario
• Administrar y organizar todos los documentos de la empresa y del Director: contratos, facturas, órdenes de compra, reportes, comprobantes, archivos legales y operativos.
• Registrar, digitalizar, clasificar y archivar información física y digital con sistemas ordenados y de búsqueda rápida.
• Controlar vencimientos de documentos (contratos, pólizas, renovaciones, permisos, licencias).
• Elaborar reportes administrativos, cuadros comparativos, resúmenes y documentación de soporte.
• Preparar documentación para contabilidad: facturas, boletas, recibos, liquidaciones, reembolsos y pagos.
• Realizar seguimiento a proveedores, pedidos, cotizaciones y entregas.
• Administrar inventarios básicos de materiales de oficina y suministros.

2. Trámites y Gestiones Externas
• Ejecutar trámites administrativos: bancos, notaría, municipalidades, SUNAT, courier u otros.
• Dar seguimiento hasta la finalización de cada gestión y reportar avances al Director.
• Coordinar con proveedores externos servicios, mantenimientos y solicitudes administrativas.
3. Apoyo a la Operación y a los Procesos de la Empresa

• Apoyar a las áreas de ventas, logística y administración con información y documentación.
• Preparar formatos, plantillas, SOPs, instructivos y controles administrativos internos.
• Apoyar en la elaboración de reportes operativos, indicadores básicos y resúmenes para dirección.
• Mantener flujos administrativos ordenados para minimizar errores, pérdidas de tiempo y retrabajos.
4. Gestión Ejecutiva del Director
• Administrar la agenda del Director: reuniones, citas, tiempos de trabajo y recordatorios.
• Organizar documentos ejecutivos para reuniones: resúmenes, informes, presentaciones.
• Filtrar correos, llamadas y mensajes; priorizar comunicaciones importantes.
• Asegurar el cumplimiento de tareas delegadas mediante seguimiento continuo.
5. Coordinación Interna y Comunicación
• Ser el punto central de comunicación entre el Director y las áreas internas.
• Transmitir instrucciones claras y confirmar su ejecución.
• Redactar correos, cartas, comunicados e informes administrativos.
6. Apoyo Personal
• Coordinar citas personales, médicas o logísticas del Director.
• Organizar viajes, transporte, reservas y documentación asociada.
• Mantener orden documental personal (carpetas, trámites, vencimientos).
COMPETENCIAS REQUERIDAS
• Organización y administración impecable.
• Capacidad para estructurar información y documentación compleja.
• Rigurosidad, atención al detalle y seguimiento constante.
• Habilidad para priorizar y trabajar con múltiples tareas a la vez.
• Confidencialidad absoluta y criterio propio.
• Excelente comunicación oral y escrita.
• Dominio de Excel, Word, PowerPoint y herramientas digitales.

REQUISITOS
• Estudios técnicos o universitarios en Administración, Gestión, Secretariado, Contabilidad o afines.
• Experiencia de 2 a 4 años en roles administrativos o de asistente de gerencia.
• Manejo avanzado de ofimática y redacción profesional.
• Capacidad para realizar trámites y gestiones externas.
• Disponibilidad para horarios exigentes.

HORARIO
• Lunes a Viernes: 9:00 am – 7:00 pm
• Sábados: 9:00 am – 1:00 pm
(Con disponibilidad para horas extra en caso necesario.)

LUGAR DE TRABAJO
• Punto de inicio variable: Casa del Director o Empresa (Cercado de Lima / San Borja).
• Movilidad dentro de Lima Metropolitana según necesidad.

Requerimientos

• Educación mínima: Técnico
• años de experiencia

Hace 13 horas (actualizada)

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